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董(监)事会会议通知应该提前几天发?

2021-4-22 17:17| 发布者: LLZ2016ten| 查看: 84| 评论: 0

摘要: 我们知道,三会中,股东大会是有年度与临时的区别的,年度股东大会需要提前20日通知,而临时则只需15日,那么,其他也会有这种分别吗? 是的。

大家知道董(监)事会会议通知应提前几天发吗?

我们今天就来聊一聊这通知时限的问题。


我们知道,三会中,股东大会是有年度与临时的区别的,年度股东大会需要提前20日通知,而临时则只需15日,那么,其他也会有这种分别吗?

是的。


证监局警示函:


上市公司整改:


01 董事会的通知时限


一、董事会定期会议与临时会议的概念


《公司法》

第一百一十条  董事会每年度至少召开两次会议,每次会议应当于会议召开日前通知全体董事和监事。

代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上董事或者监事会,可以提议召开董事会临时会议。董事长应当自接到提议后十日内,召集和主持董事会会议。

董事会召开临时会议,可以另定召集董事会的通知方式和通知时限。


根据《公司法》第一百一十条规定,董事会会议分为两种,一是每年度必须召开的会议(至少两次),二是临时会议(不限次数),其中第一种提前10日通知,第二种通知时限另行确定。


《上市公司章程指引》与《公司法》的要求基本一致:

丨《上市公司章程指引》

第一百一十四条  董事会每年至少召开两次会议,由董事长召集,于会议召开10日以前书面通知全体董事和监事。

第一百一十五条  代表1/10以上表决权的股东、1/3以上董事或者监事会,可以提议召开董事会临时会议。董事长应当自接到提议后10日内,召集和主持董事会会议。

第一百一十六条  董事会召开临时董事会会议的通知方式为:【具体通知方式】;通知时限为:【具体通知时限】。


我们也可以看出,临时会议具体通知时限由上市公司自行规定。


上述规定其实没有明确提出定期会议这个概念,比较接近的是在《上市公司治理准则》:

丨《上市公司治理准则》

第三十条    董事会应当定期召开会议,并根据需要及时召开临时会议。董事会会议议题应当事先拟定。


至此我们可以看到,定期会议及临时会议有以下方面的区别:

董事会

定期会议

临时会议

召开频率

至少一年两次

按需,可以没有

通知时限

至少提前十日

自行规定

提议人

没有规定

1)代表1/10以上表决权的股东

2)1/3以上董事

3)监事会    



现实中,由于上市公司通常不会直接在公告中使用“定期会议”的概念,我们通常需要通过排除临时会议的方式来找出定期会议:


更多时候,只是通过通知时限来判断是否属于定期会议:


实际上,当前关于“定期会议”与“临时会议”区分最完整的指导性文件应属上交所2006年5月发布的《上海证券交易所上市公司董事会议事示范规则》(以下简称“《董事会示范规则》”),其明确提出:董事会会议分为定期会议和临时会议。相关要求如下:

董事会

定期会议

临时会议

召开频率

至少在上下两个半年度各召开一次

按需,可以没有

通知时限

至少提前十日

至少提前五日

情况紧急,需要尽快召开董事会临时会议的,可以随时通过电话或者其他口头方式发出会议通知,但召集人应当在会议上作出说明。

提议人

没有规定

1)代表1/10以上表决权的股东;

2)1/3以上董事;

3)监事会;

4)董事长;

5)1/2以上独立董事;

6)经理;

7)证券监管部门要求;

8)《公司章程》规定的其他情形。


注:根据通知,上述规则仅供参考,上市公司可根据自身情况对其条款进行相应增删和修改。


到这里,他山咨询觉得规定里的规律在于:

1、定期会议是必须要召开的,因此它没有设置提议人的规定,而是针对必要性,对会议频率做出了限制,而因为其具有明确的计划性,因此对于会议通知时限做出了规定。

2、临时会议是按需召开的,既然有需要,那必然对应了需要的理由——提议人,以及公司需要召开的时间——通知时限,在保障与会人员对议案内容了解并能及时作出判断的情况下按需召开,紧急情况下,公司甚至可以随时召开。

3、当然,公司要注意自己的规定是如何设置的。


二、董事会定期会议的范围


我们已经了解,要确定董事会会议通知的发出时限,关键在于区分本次会议是定期会议还是临时会议,或者更准确地说,需要确定的是哪些会议是定期会议。


相较于年度股东大会审议事项以及召开时间的相对明确,董事会定期会议相对就模糊些,似乎除最少召开次数的限制之外,我们能了解的就只剩下“定期”二字,那么,“定期”有什么特征呢?


1、次数特征:一年至少两次

2、时间特征:《董事会示范规则》——上下半年至少一次

3、审议事项:?


从上市公司实操案例看,划分定期会议可以分为以下几类做法:

序号

次数

内容

备注

1

3或4

定期报告

固定不变

2

2

1、审议年报

2、审议半年报

固定不变

3

2

1、审议年报

2、不限

固定一次

4

n≥2

不限

没有规律


// 第一类做法:“定期会议”就是审议“定期报告”的会议


提到董事会每年至少会召开的会议,肯定就是定期报告及其相关事项了。根据规定,定期报告需经董事会审议通过方可发布,而定期报告法定披露时限分别为:

1)年度报告、一季度报告——4月30日

2)半年度报告——8月31日

3)三季度报告——10月31日


也就是说,董事会将分别在上述最晚时限前召开,一年至少也会有3次,如果年报与一季报不同时,则至少有4次董事会会议召开:


这里要提醒大家:上述章程里面应该将至少4次改为至少3次更为合适,防止出现一季报和年报同时审议的情形。


这种做法的好处是,完美契合了“定期”与所审议事项的联系,存在明确的规律性,并保障了会议次数与通知时限(因为定期报告披露计划是证券部能提前知晓的),而且也能严格匹配监事会定期会议的要求(下文将会提到)。


当然要有3次或4次会议需要提前10日通知,大家也需要花费更多时间去提前规划和应对。


// 第二类做法:两次会议保障在“年度报告”与“半年度报告”


崇尚简约与效率的公司可能更乐于选择这种类型,这种做法也不在少数,有公司还写进了章程:


他山咨询文章开头引用的警示函,也是属于第二类做法的上市公司。


这种做法结合了最少“两次”与前述“定期”的特征,公司选择年报和半年报时召开定期会议,我认为有以下几个因素的考虑:


1:年报、半年报和半年报刚好体现半年的特征,满足《董事会示范规则》上下半年至少一次的要求;

2:年报、半年报的内容更多更复杂,这也使我们形成观点即认为其相较于季报,年报半年报更为重要(复杂),而且往往还有其他配套的周期性的议案需要同步审议(比如年度相关事项、募集资金存放与使用情况等),更贴合“定期”的要求,需要董事们提前审阅与安排;

3:年报、半年报相比较季报而言安排的时间更多,更容易实现提前10日通知的要求(当然这个要看个体情况)。


// 第三类做法:保障“年度报告”,另一次没有规律


这种做法则更为自由,在“定期”方面,更多体现的是“重要性”,不管是年度董事会(审议年度报告的董事会)还是年度股东大会,对于证券部门来说,都是一年一度的大事,在全年的会议中都是有举足轻重的地位。这种做法一方面保障年度会议的重要性,另一次保障则保障了次数上的合规。


// 第四类做法:保障两次,不限内容,召开时间也未必统一


这种情况下,更多是按照公司需要操作,如果公司时间充足,能提前10日发出会议通知,那就召开定期会议,一年通常有两次(有的可能更多次),反之则召开临时会议,其对应审议的事项也可能没有明显规律,如:


审议事项由上往下依次涉及:年报相关、股权激励相关、换届相关、募投项目等及提供担保相关事项,没有限定,而在时间上也可能没有体现明显规律。


三、董事会临时会议的通知时限


(一)日期限制

根据《公司法》、《上市公司章程指引》的规定,上市公司可以自行决定董事会临时会议的通知时限,并按照公司章程严格执行。从案例来看,少到1日,多到7日,均是存在的,从近期情况看,5日还是最常见的:


这也与上交所《董事会示范规则》里的建议一致。


(二)紧急会议条款

《董事会示范规则》给了我们一个相当主要的提示则是,紧急会议条款:

即:情况紧急,需要尽快召开董事会临时会议的,可以随时通过电话或者其他口头方式发出会议通知,但召集人应当在会议上作出说明。


这里的一个问题是,上述“情况紧急”具体指代什么内容?我们知道,公司章程及其附件是由公司董事会负责解释的,也就是说,在规定没有说明的情况下,具体适用由董事会负责解释,如果碰到内部存在争议的情况,紧急条款建议还是不要随意使用:


紧急会议条款存在有没有必要?他山咨询认为当然是有的。

从效率方面讲(作为证券部的小伙伴们应该深有体会),突发状况下公司需要立即开会这种情况是常见的,比如在换届时股东大会会后当日即召开新一届的董监事会会议这种情形,就可能需要使用紧急会议条款。



这是没有紧急条款、临时会议通知时间不合规被监管的案例。


这里要提示是,虽然紧急召开,但是也要保障与会人员有时间进行审阅及做出判断,紧急条款最好不要随意用,当然更不要故意将原本计划内的事项拖延成了紧急。



02 监事会的通知时限


理解了董事会的通知时限,对于监事会方面就比较好理解了。


一、监事会的通知时限


《公司法》第一百一十九条、《上市公司章程指引》第一百四十五条分别规定:“监事会每六个月至少召开一次会议。监事可以提议召开临时监事会会议。”对于监事会会议通知时限并未提及。


同样的,2006年5月上交所《上海证券交易所上市公司监事会议事示范规则》(以下简称“《监事会示范规则》”)有明确提示:


监事会会议分为定期会议和临时会议。

监事会

定期会议

临时会议

召开频率

每六个月至少召开一次会议

按需,可以没有

通知时限

至少提前十日

至少提前五日

情况紧急,需要尽快召开监事会临时会议的,可以随时通过口头或者电话等方式发出会议通知,但召集人应当在会议上作出说明。

提议人

没有规定

监事


以上我们也可以看出来,就是:每六个月至少召开一次的会议=定期会议


很多上市公司接受了这个定义(不限于沪市),并对定期会议及临时会议规定了不同的通知时限:

当然建议还是保留紧急会议条款。


二、监事会定期会议的召开次数问题


前面我们已经归类,监事会定期会议就是每六个月召开一次的监事会,上市公司通常对于定期会议与临时会议的通知时限做了不同的规定,那也就是说,我们要从拟召开的会议中,至少挑出两次保障其会议通知满足定期会议的通知时限,并且,这还需要满足“每六个月”分布的概念。


那么,问题来了,每六个月怎么安排呢?


首先,从字面意思看,每六个月比一年两次更为严格;其次,从条文观察,他山咨询认为,《公司法》既然同时规定了董事会定期会议至少一年召开两次,从合理性来说,如果监事会定期会议也是这样,那根本没有必要再用“每六个月”的描述。


对此有两种观点值得探讨:


观点一:每隔六个月召开一次

这种观点认为,为保障监事会能够持续勤勉尽责履行监督义务,“每六个月召开一次”应是滚动的概念,如减持中的“任意连续90日”一样,不能局限在一个会计年度,应该保障这次定期会议前6个月有一次,后6个月还要有下一次。


按照这种严格做法,如果公司监事会一年只开两次定期会议的话,大概是这样的局面,只能选对角的两个月:


比如,公司在4月召开了一次定期会议,那么下次应该在10月召开,再下次又应该在次年4月召开,以此类推。这样就可以保障在一年只有两次定期会议的情况下满足每6个月至少召开一次——上下均有6个月的间隔了。


这种做法当然是完全经得起推敲,不过话说回来,确实很难做到固定不变。召开监事会也要有内容需要审议啊。


和董事会会议一样,因为审议定期报告的原因,监事会一年至少有三次会议需要召开,在一季报与年报不同时披露的情况下还会有四次,通常召开的月份集中在3、4、8、10几个月份,如果早的话,还可能会有2月(年报)或者7月(半年报)。


从分布来讲,因为一季报的4月与三季报的10月是固定不变的,可以说,公司将这两次会议设置为定期会议,是最满足监事会每隔六个月的要求的。

不过考虑到年报和半年报的重要性(前面有讲),将所有定期报告的审议纳入定期会议的范围(如董事会中的做法),这个也与董事会定期会议中的第一类常见做法能够匹配。


中上协2015年发布的《上市公司监事会工作指引》也提倡将审议定期会议的监事会纳入定期会议的范围(他山咨询觉得它可能更多是在考虑次数的问题):


观点二:保障上下半年各有一次即可


即在上下半年各有一次定期会议即可(和《董事会示范规则》里类似)。


这种属于相对宽松舒适的做法,很多情况下,上市公司提前10日就发出会议通知其实并不是那么容易,毕竟除了通知本身以外,公司往往需要将会议议案打包一起发出。


持这种观点的通常做法就是,将审议年度报告和半年报相关事项的会议作为定期会议,与董事会定期会议中的第二类常见做法匹配。


当然很快就有人反应过来:那1月和12月各一次,甚至1月1日和12月31日各一次,合适吗?


这种做法有点极端,他山咨询的观点是,在合理安排且监事会能够正常履行职责情况下,保障上下半年各一次定期会议的情形未尝不可:


您怎么看?

— THE END —

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